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なぁ〜にぃ〜、やっちまったなぁ− 
今回から数回にわたって

お客様のちょっとしたお悩みにお応えし、

大変喜ばれたヤマヒサコンピュータの解決事例を

クールポコ風にご紹介したいと思います。



「毎日メールで届く注文書データを、

いちいちパソコンに入力し直している事務員さんがいたんですよぉ〜」(_ _。)

「なぁ〜にぃ〜、やっちまったなぁ !!!!!

ヤマヒサは黙って、自動テキスト入力機能

ヤマヒサは黙って、自動テキスト入力機能 (注-)」

「おかげで、大幅な時間短縮と、入力ミス防止に成功しました〜」\(^▽^)/



(注- 法〃築資材を製造のS社さんではメーカーからの注文はメールによる事が多く、

それぞれ注文番号、名称、個数などと細かく分かれているので、

200〜300近い項目になる事もよくあります。

従来、それを新たにパソコンに入力し直していたのですが、

入力ミスや、チェックを含めると半日近くかかってしまう事もしばしば。

何とか効率よくすることは出来ないかと考えていらっしゃいました。

そこでヤマヒサコンピュータでは

現在お使いの販売管理システムに自動テキスト入力機能を追加し、

メーカーからの注文データを再入力することなく、

瞬時に受注管理プログラムに取り込めるように提案しました。

この機能により大幅な時間短縮と入力ミスをなくす事ができています。 (了)


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もうひとつの社外モニター 



先日、名古屋駅近くの「名古屋Sホテル」のHマネージャーさんから伺ったお話です。

現在は規模も小さく、PC環境も何年も前からほとんど変わっておらず、

今の課題としては、全客室のテレビの地デジ対応や、

お部屋からネットやメールのできるLAN環境とPCの標準配備等、

客室のクオリティーアップを最優先に取り組んでおられ、

当社の提案にも熱心に耳を傾けてくださいました。


そんな、Hマネージャーが会話の中で、

ちょっとした悩みを打ち明けてくださいました。

私はホテル業界の事はあまり詳しくないのですが、基本的に24時間営業ですから、

当然社員の方は、交代で当直などがあるシフトになっています。

ところが、やはり深夜ともなれば、お客様の出入りはぐっと少なくなり、

当直の社員の方はけっこう暇を持て余してしまうようです。

そんな事は、Hマネージャーも承知の上で、気にしておられないのですが、

その暇な時間の過ごし方に問題があるそうです。


通常、深夜、社員の方はフロントの奥の部屋で待機しているのですが、

そこには、客室の利用状況等を管理しているPCが数台設置されています。

メールでのアクセスも多いため、インターネットにも接続できます。

誰とはおっしゃらなかったのですが、

暇な深夜の時間にネット対戦ゲームをやったり、××動画を楽しんだりして

過ごしている社員の方が複数いるらしいとの事。


そのために大容量のデータをダウンロードしたり、画像を保存したりするので、

肝心な業務ソフトの処理速度が極端に遅くなったり、メモリー不足になったりする始末。

いつやったのか、特定が難しいので、直接注意する訳にもいかず、

かといって、そのためにPCの容量やメモリーを増やすのも納得がいかないそうです。

更に、ファイル交換ソフトなどでお客様の個人情報が流出しようものなら

企業としての信用問題にかかわるため、

なんとかそういう行為を防ぐ事はできないかと考えておられました。


そこで当社が提案したのが、「社外モニター」

(テレビ局の社外モニターとは全く別物です)システムです。

これは、モニタリングソフトを使いPCの目的外使用をチェックするシステムです。

モニタリングソフトを使用することにより、

一定時間ごとに画面をキャプチャし、操作内容を記録したり、

内容別に閲覧することが出来ます。

また、どのサイトでどのようなキーを入力したかまで記録でき、

アクセスしたURLの時間表示まで可能になっています。


こうしたソフトの導入を告知するだけでも、目的外使用の抑止効果はあるのですが、

ここで注目したいのが、大企業ならともかく、中小の会社ではこのシステムによって

「管理する立場の人」と「管理される立場の人」が分かれてしまい、

お互いに気まずくなってしまうケースがある事です。


そこでこの監視業務を外部(この場合は当社の事ですが)に委託する事で解決させます。

早い話が別の会社にまる投げしてしまうのです。

当社では、依頼先のPC目的外使用の他、記録媒体等の紛失・盗難、

ウィルス・ワームの発生、メール等の誤送信、内部不正行為、

ファイル交換ソフトの利用等を監視して定期的に

(緊急性のあるものについては随時)ご報告します。


経営サイドの方は、第三者に責任を押し付ける事によって、

社内での敵対心は確実に抑えられますし、

先入観の無い当社からの冷静なレポートに目を通す事が出来ます。

もちろん、問題発生の場合の解決法もお知らせいたします。


パソコンの「目的外使用」は、業務の効率を落とすばかりか、

場合によっては、会社に対して大きな被害を与える事もあります。

こうした使用を防止するには、利用者のモラルを上げることが第一ではありますが、

そればかりでは不十分となる事が多いのも否定出来ませんし、

職場内の人間関係をギクシャクさせたくないのも事実です。  

Hマネージャーにも大きな関心を示していただけました。 (了)


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私の[マル秘]セールス・テクニック 
前回お話した、セールステクニック(と、呼べるかどうか)ですが、

私は、最近ちょっとした試みをしています。

初めてセールスで訪問する際に、

社名を見て、例えば「荒木製作所」や「井上工業」だった場合、

社長の苗字は想像がつきます。

そこで、「荒木社長はご在社ですか?」とか

「今日は井上社長はいらっしゃいますか?」などと

社長に苗字を付けて受付や事務の方にたずねてみます。

そうすると、居留守を使われたり、門前払いのケースがかなり減りました。

社長の名前を呼ぶ事で、あたかも既に面識があるように錯覚されるようです。

もちろん、「当社にはOO社長という者はおりません」「社長はOOですが」

と、いぶかられる場合もありますが、

そんな時は、こちらの勘違いでしたと謝るだけの事です。

さらには、「失礼ですが、社長さんのお名前はなんとおっしゃるのですか?」

などと、会話の流れで自然にお聞きすることも出来ます。

そうすれば、次回訪問の際に先ほどの「OO社長」が使えるわけです。

「すでにそんな事はやっている」とおっしゃる営業の諸先輩がたも

いらっしゃるでしょうが、その場合は若輩者の浅知恵とご理解ください。


ともあれ、こうして社長に取り次いで貰えれば一歩前進です。

その先は、正攻法でこちらの訪問目的をお話します。

実際、ここからが本当のセールス・テクニックになるのでしょうが、

私自身、もっと勉強してからご報告したいと思います。


ちなみに、当社、社長の苗字も「ヤマヒサ」ではありませんので、

セールスにいらっしゃる方は、このホームページの会社紹介の項目をご参照の上、

訪問される様お願いいたします。  (ひとまず了)


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私の[マル秘]セールス・テクニック 


満開の桜の花とともに、

ピッカピカの一年生営業マンたちと訪問先で出会う事があります。

非常に緊張していて、言葉使いもたどたどしく、何となくほほえましい光景です。

私もあんな調子だったのだろうかと、つい新人時代を懐かしんだりしております。


そんな新人の頃に、ちょっと驚かされた出来事がありました。

当社のお得意様の、H産業さんのU社長にお会いした時の事です。

初めて伺ったときは、故障したプリンタの修理のための引き取りだったかと思います。

名刺を交換し、簡単に自己紹介をして、

そのままプリンタをお預かりして帰ってきました。

その時は特に印象に残るような話はしなかったはずです。

それから半年ほどして、ふたたびH産業さんにお邪魔する機会がありました。

事務所に顔を出すと、U社長に

「やぁ、Kさん。いらっしゃい」 と声をかけていただいたのです。

私の顔どころか、名前まで覚えていてくださったのです。

私の場合、特に個性的な顔や名前ではないので、名前を呼ばれた事にびっくりです。

恥ずかしながら、逆に私の方が後から名刺で社長のお名前を再確認したぐらいです。

普段は、何度か訪問している先でさえ、

「ヤマヒサさん」「コンピュータ屋さん」などと呼ばれていて、

よほど親しくなってからでないと、個人名で呼ばれることはありません。

さすが、伸びる会社は違うなと、改めてU社長のすごさを感じました。


これはぜひ見習わなくてはと思い、

その後、名刺交換させていただいた方のお名前は、

極力覚えるように意識してはいますが、なかなか実践できなくて、

お得意様はともかく、仕入先の担当者さんなどは、

つい社名で呼んでしまいがちで、けっこう難しいものです。

そんな中から生まれた、私なりのセールス・テクニックがあります。

次回はそれをご披露したいと思います。  (続く)


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ビジネスデータとビジネスタイムを保護する新システム「AREISSUER(アレイザー)」誕生!! 


A社長「あれっ、電源が入らん。何で?・・・おっかしいなぁ・・・

・・・コンセントはささっているよな?・・・・・・カチャ、カチャ、カチャ・・・

・・・あっ、動いた動いた。・・・・・・んっ、いつものスタート画面と違うな?

・・・カチャ、カチャ、カチャ・・・わっ!何だ?何だ?この横文字は?・・・

・・・カチャ、カチャ、カチャ、カチャ、カチャ、カチャ、カチャ・・・・・・

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・げげっ、止まってまった。訳が分からん。

お〜い、T田君。どうなっとるんだ、これは?」

T田「え〜っ、壊しちゃったんすかぁ。このパソコンはOX家電で買ったものですよね。

ちょっと問い合わせてみます。」

A社長「頼むわ、末締めの伝票を今日中に出さんと、えらい事になってまうで。」


************ 数時間後 ************


T田「社長、ハードディスクの故障か、他の故障か、見てみないと分からないそうで、

メーカーに送りますので、持ってきてくださいとのことです」

A社長「(ムカッ)何で取りに来んのだ。大体、メーカーに送ったりしとったら

今日中には、間に合わんだろうが。」

T田「しょうがないすよ、家電量販店はそういうスタンス何すから。

安い分、それだけのリスクはかかりますって。」

A社長「う〜ん、う〜ん、じゃあデータのバックアップを取っとっても、

パソコン本体が壊れたら、どうしようもにゃあって事か?

バックアップは意味がにゃあのか?」

T田「いえ、バックアップは絶対必要っす。

パソコンが直れば、引き続き伝票の入力や事務の処理が出来ますから。」

A社長「よし、どうせこのパソコンは古いで、新しいパソコンに買い換えよう。

そうすりゃあ、すぐ使えるんだろ?」

T田「でも社長、すぐという訳には・・・・・・新品のパソコンにすると、

最初から設定をし直したり、そりゃぁ、いろいろ手間がかかるんすから。」

A社長「あぁ、もう、どうすりゃあええんだ・・・・・・誰か、何とかしてちょ〜〜」

************************************


これは、つい最近訪問した先で実際に伺ったお話を、

なるべく忠実に(言葉遣い、方言も含めて)再現しました。

最近、よく似たお話を耳にすることが多く、

当社のお客様でも当てはまるケースが出てきました。

とはいえ、当社の場合は、持って来いなどと横着な事は言わず、

こちらから出かけて行き、その場で解決できるトラブルは、

すぐに対処しておりますが。

しかし、やはりメーカーに修理に出さければ直らない場合もあり、

やむを得ず代替機をご用意したりしておりました。

以前、このブログで書いた「バックアップのおすすめ」だけでは

解決できない程、切羽詰った状況が確実に増えているようです。


ここで一番の問題点は、システムの復元が出来ず、

新しいパソコンに買い換えたり、リカバリー(初期化)する場合です。

インターネットの接続、メールの設定をはじめ、アプリケーションソフトの

再インストール、そしてバックアップデータの読み込みなど、

どんなに急いでも本体、部品の取り寄せを含むと、数日間費やしてしまいます。

では、先程の会社のように、

一刻も早くパソコンの復旧が必要な時はどうしたら良いか。


そんな、ジレンマの中から誕生したのが「 AREISSUER (アレイザー)システム 」です。

AREISSUER とは、突然のパソコントラブルで仕事を長時間ストップさせない様、

迅速にトラブル発生前の状態に復旧させるシステムです。

要するに、今お使いのパソコンを、システムも含め丸ごと保護しておくシステムで、

HDD(ハードディスク)を交換したり、新品のパソコンを含む、他のパソコンに

システムを移行する場合でも(注)、1〜2時間での復元を可能にいたしました。

 (注):当社では各種HDD、代替用パソコンを常備しております。


お客様の貴重なビジネスデータとともに、大切なビジネスタイムもお守りする、

AREISSUER (アレイザー)システム 」は、これからのビジネススタイルに

欠かせないアイテムになると考えております。

尚、迅速な復旧というシステムの性質上、

現段階では名古屋市とその近郊の地域に限定させて頂いておりますが、

遠方のお客様にも対応できるように開発中です。

興味のある方、詳しい資料をご希望の方は

(有)ヤマヒサコンピュータ

TEL:052-903-0011 FAX:052-903-1102

E-mail:info@yamahisa-cp.com


までお申し込みください。




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