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指紋認証システムを使ってみた。 


先日、名古屋市内の某高校から「指紋認証システム」のご注文がありました。

私自身は、初めて扱う製品でしたので興味津々で納入に同行しました。

この学校のPCには、生徒さんの個人情報や成績に関するデータ等が保存されており、

当然校外秘。データの持ち出しはもちろん、

内部の人間でも見られてはならない情報がたくさんあります。

最近、個人情報の流出があちこちで問題になっており、

こちらの学校でも、細心の注意を払ってデータのセキュリティーに取り組んでいます。

したがって、PC毎、ファイル毎に各々限定登録する事も可能でしたが、

今回は、登録者統一での設定依頼です。


納めたシステムは、両手の指10本分、最高10人まで認証可能なものですが、

お話をお聞きしたところ、4名様しかご使用になれないようにしたいとの事。

ケガなどの不測の事態に備えて、各人それぞれ両手の指を登録する事にしました。

この場合、両親指はAさん、両人差し指はBさん、と決めて登録します。

(バラバラでも登録できますが、間違えやすいので普通は統一します)

機器の取り付けは、特別むずかしいものではなく、順調に接続を終え、

いよいよ、認証対象者の設定になったのですが、

読み込みには、個人差が出るようで、指紋が薄くてなかなか読み込まない方や、

指によって、読み込んだり、エラーになったりする方もいらっしゃって、

指の分担を換えたり、何度か練習していただき、何とか登録が完了しました。

これで、PCの立ち上げの際、パスワード入力時に指紋確認画面が出現し、

登録された方以外は操作不能になるわけです。


実際試しに立ち上げてみると、指紋確認画面が出て、いざ指紋のチェック。

画面上に、緑色の指紋が映って(エラーの場合は、赤色の指紋)、起動開始。

選ばれたもの的なちょっとした快感が味わえます。

「指を切り取ったら、他人でも起動するのか?」という、

ミステリーまがいの質問も出ましたが、

実際そこまでの事態は起こらないだろうし(そうなったら別の犯罪です)、

試した事もないので、「切り取った指が腐り出すまでは起動します」などと、

適当に答えておきました。


このように、公共の機関だけではなく、

一般企業内でもデータの流出は、問題視される事が増えてきて、

現在、多くの会社がデータの保護に関心を高めています。

これからPCのセキュリティーはどこまで進化していくのでしょうか

ちょっと楽しみです。


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同じような商品名が多すぎて・・・ややこしや〜、ややこしや。 


当社の販売管理をお使いいただいているお客様の中で、

意外と人気があるのが 「あいまい検索システム」 です。

特に製造業、それも常に新しい製品、試作品等を作っていらっしゃる

職種の会社や工場で重宝されています。

また、多数のメーカーの商品を扱っている卸業、販売業の会社にも

非常に喜ばれています。


 なぜなら通常、よほどのベテランの方でも、

自社の商品名を全て記憶なさっている方はいらっしゃらないでしょう。

ましてや直接、現場との接点が少ない事務員さんに

それらを要求するのは無理な話です。

でも、売上げ管理を行っていく上で、商品検索は絶対必要ですね。

そこで 「あいまい検索システム」 の登場です。

探したい商品の名前や略称、部分的な文字だけでもOK!

検索専用ボックスに入力すれば、

指定された文字を含む商品の候補を一覧で表示しますので、

そこから選択するだけです。

コードNoも同時に表示されますので、さらに入力は便利になります。


 そう、インターネットで調べたい事を検索で探すのと同じように、

販売管理でもやってしまうわけです。

これなら、同じ製品のサイズ違いや、カラーヴァリエーションも

一覧表の中から探すだけで簡単に選択できます。

「あァ、あれ、なんて名前だっけ?」

「カラーは何種類あったかな?」などは、

もう死語にしてしまいませんか。   (了)


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写真入り見積書をNETで送信 


前回、見積書のメール送信について書きましたが、

名古屋市名東区の株式会社 M電気さんもそのシステムをうまくご利用なさっています。

現在、M電気さんは店舗内装の照明・電気工事と

ネオンサインの製作・取付け工事を主体とした事業を展開されており、

当然どちらの場合の見積書も、写真・図面(それもカラーが必要)の添付が

必要、不可欠なものになってきています。

特にネオンサインの場合は、動画を要求される場合もあるそうです。

こうなるともう、メールやNETに頼る他はなく、

M電気さんでは、販売管理システム導入時に、

オプションでメール送信設定プログラムを付けられていました。

ですから、見積書・図面等はPDFファイルで、写真はJPEGファイルでと、

メールメッセージにそれらの書類を添付して送信していらっしゃいます。

今のところ、このプログラムは工事・施工業の方々に人気があり、

高い普及率を誇っていますが、

製造業、卸・販売業の皆様にも少しずつ

この便利さが広まってきているように感じます。

近い将来、大きな企業に限らず、中小の会社でも

カラフルに彩られた写真入の見積書や図面が

FAXをオフィスの角に追いやり、

PCのモニターに表示されるようになるでしょうね。  (了)


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お得意先の格付けチェック 
最近、お客様からこんなお話を度々伺います。

「販売管理といっても、売上げ・仕入れを入力して伝票を作ったり、

帳簿代わりに過去の数字を見たりする位しか、使っていないんだよね。」

「得意先が多すぎて、全部のお客様を把握するなんて、とても、とても。」

「売上げが落ちているお得意先に理由を尋ねたいが、そういう訳にもいかないし。」

そんなお客様にお勧めしているのが、RFM販売管理システムです。


このシステムは、販売実績により「良いお客様を見分ける」

または「いまいちのお客様を見分ける」ための販売管理です。

選任のコンピュータを操作する人がいなくても、

いつものように納品書を発行するだけで管理できます。

日々変化するお客様の動向にもすばやく対応できます。


簡単にご紹介しますと、お客様を3つの要素から分析します。

誰が一番最近お買い上げ頂いたか?

最近お買い上げ頂いたお得意様が、

何年も前にお買い上げ頂いたお得意様より良いお客様と考えます。

頻繁にお買い上げ頂くお得意様はどこか?

回数が多いほど良いお得意様と考えます。

一番お金を使って頂いているお得意先は?

お買い上げ金額の合計で、この金額が大きいほど良いお得意様と考えます。

以上の点を踏まえて、以下のように分類します。

Recency(リセンシー):最新買い上げ日

Frequency(フリークエンシー):お買い上げ回数

Monetary(マネタリー):お買い上げ金額

これを、それぞれ5段階で(上位より5.4.3.2.1と数値化)ランク化します。


 そうすると、今まで気がつかなかった、各お得意様の動向が見えてきます。例えば、

●Rが低ければ、FやMのランクが高くても他社に流れている確立が高い。

●RやFが高くても、Mが低いお得意先は購買力が低い。

●Fに着目して、お買い上げ回数の低いお得意先にアプローチする。

●RFM全てが低いお得意先は、何らかの事情があったのか、

他社と取引している可能性もある。

などと分析できますので、今後の営業方針が絞りやすくなるわけです。

もちろん、この他にもRFM分析によって分かることはたくさんあります。

そして、このようにお得意様を知る事で、売上げアップにつなげていただく事が、

販売管理の重要な役割だと考えています。


 さらに詳しい事がお知りになりたい方は、この欄にコメントを。

また、メールやFAX、もちろんお電話で直接お問い合わせいただいても結構です。

資料の発送(無料)も承っております。     (了)


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迷子の見積書 
皆さんは見積書の提出をどうなさってますか?

もちろん先方に出向いて、担当の方に直接お渡するのがベストですね。

しかし実際問題、緊急に見積もりが必要になったり、遠方のお客様であったり、

相手先とのスケジュールが合わなかったりなどの理由で、

やむなく、FAXや郵送といった手段を使われることも多いと思います。


でもFAXって、便利なようでも非常に危険な面も持ち合わせていると思いませんか?

先日も会社にかかってきた電話に出ると、いきなり「ぴぃ〜〜〜〜」という発信音。

どこかから間違ってFAXが送信された様子。しかも送信元は電話番号非通知表示。

どうすることも出来ずそのまま受話器を下ろしました。

するとさらに数十秒後、再び同じように「ぴぃ〜〜〜〜」の電話。

どうやら相手は自動送信モードにしているようだ。

結局3回繰り返してやっと終わってくれました。

しかし、もしこれが当社のFAX番号にかかってきていたら。

当然受信しますから、相手先は送信完了となるわけです。

こうした間違いFAXの場合、

当社では送信元が分かれば、その旨連絡を差し上げていますが、

すべての人、又は会社がそういった対応をして下さるとは限りません。

逆に、私自身も過去に大事な見積書を間違って他所に送ってしまい、

ちょっとしたトラブルになった苦い経験もあります。


また、FAXや郵送の場合、担当者の手に直接届くことは少なく、

社内の他の人に見られることが普通です。

同じ会社内の事ですから普通は特に問題はないのですが、

なかには見積もりや計画の段階では、公にしたくない方もお見えになるでしょう。

また、いくつもの部署がある大きな会社などでは、

宛先担当者が分からず、社内で迷子になる見積書もよくあると聞きます。

もっともこれは見積書に限らず、一般の書類、通信文についても言えることですが。


そこで、近年増えてきたのがメールでの通信です。

現在多くの会社が、社内に個々のメールアドレスを設定しており、

担当者と直接やり取りできるようにしています。

メールの利点は切手代よりもはるかに安くて速い。

写真や書類を添付できる。

まとめて同時に数箇所に送信できる。

アドレスを間違えた場合、戻ってくるなどが挙げられます。

細かい図面が必要な見積書など、

FAXではかすれたり、文字がつぶれたりして、見づらい書類。

郵送では間に合わない緊急な書類。これらはメールで配信することで解決されています。


当社のお客様でも、

販売管理で作成した見積書を、そのままPDFファイルに変換して、

メールで送信されている方が結構いらっしゃいます。

スピードと精度が重視される現代ビジネスでは、

これからも、パソコンによる通信手段がもっともっと多様化して行きます。

それに反して迷子になる見積書は減っていくことでしょう。  (了)


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