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写真入り見積書をNETで送信 


前回、見積書のメール送信について書きましたが、

名古屋市名東区の株式会社 M電気さんもそのシステムをうまくご利用なさっています。

現在、M電気さんは店舗内装の照明・電気工事と

ネオンサインの製作・取付け工事を主体とした事業を展開されており、

当然どちらの場合の見積書も、写真・図面(それもカラーが必要)の添付が

必要、不可欠なものになってきています。

特にネオンサインの場合は、動画を要求される場合もあるそうです。

こうなるともう、メールやNETに頼る他はなく、

M電気さんでは、販売管理システム導入時に、

オプションでメール送信設定プログラムを付けられていました。

ですから、見積書・図面等はPDFファイルで、写真はJPEGファイルでと、

メールメッセージにそれらの書類を添付して送信していらっしゃいます。

今のところ、このプログラムは工事・施工業の方々に人気があり、

高い普及率を誇っていますが、

製造業、卸・販売業の皆様にも少しずつ

この便利さが広まってきているように感じます。

近い将来、大きな企業に限らず、中小の会社でも

カラフルに彩られた写真入の見積書や図面が

FAXをオフィスの角に追いやり、

PCのモニターに表示されるようになるでしょうね。  (了)


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お得意先の格付けチェック 
最近、お客様からこんなお話を度々伺います。

「販売管理といっても、売上げ・仕入れを入力して伝票を作ったり、

帳簿代わりに過去の数字を見たりする位しか、使っていないんだよね。」

「得意先が多すぎて、全部のお客様を把握するなんて、とても、とても。」

「売上げが落ちているお得意先に理由を尋ねたいが、そういう訳にもいかないし。」

そんなお客様にお勧めしているのが、RFM販売管理システムです。


このシステムは、販売実績により「良いお客様を見分ける」

または「いまいちのお客様を見分ける」ための販売管理です。

選任のコンピュータを操作する人がいなくても、

いつものように納品書を発行するだけで管理できます。

日々変化するお客様の動向にもすばやく対応できます。


簡単にご紹介しますと、お客様を3つの要素から分析します。

誰が一番最近お買い上げ頂いたか?

最近お買い上げ頂いたお得意様が、

何年も前にお買い上げ頂いたお得意様より良いお客様と考えます。

頻繁にお買い上げ頂くお得意様はどこか?

回数が多いほど良いお得意様と考えます。

一番お金を使って頂いているお得意先は?

お買い上げ金額の合計で、この金額が大きいほど良いお得意様と考えます。

以上の点を踏まえて、以下のように分類します。

Recency(リセンシー):最新買い上げ日

Frequency(フリークエンシー):お買い上げ回数

Monetary(マネタリー):お買い上げ金額

これを、それぞれ5段階で(上位より5.4.3.2.1と数値化)ランク化します。


 そうすると、今まで気がつかなかった、各お得意様の動向が見えてきます。例えば、

●Rが低ければ、FやMのランクが高くても他社に流れている確立が高い。

●RやFが高くても、Mが低いお得意先は購買力が低い。

●Fに着目して、お買い上げ回数の低いお得意先にアプローチする。

●RFM全てが低いお得意先は、何らかの事情があったのか、

他社と取引している可能性もある。

などと分析できますので、今後の営業方針が絞りやすくなるわけです。

もちろん、この他にもRFM分析によって分かることはたくさんあります。

そして、このようにお得意様を知る事で、売上げアップにつなげていただく事が、

販売管理の重要な役割だと考えています。


 さらに詳しい事がお知りになりたい方は、この欄にコメントを。

また、メールやFAX、もちろんお電話で直接お問い合わせいただいても結構です。

資料の発送(無料)も承っております。     (了)


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迷子の見積書 
皆さんは見積書の提出をどうなさってますか?

もちろん先方に出向いて、担当の方に直接お渡するのがベストですね。

しかし実際問題、緊急に見積もりが必要になったり、遠方のお客様であったり、

相手先とのスケジュールが合わなかったりなどの理由で、

やむなく、FAXや郵送といった手段を使われることも多いと思います。


でもFAXって、便利なようでも非常に危険な面も持ち合わせていると思いませんか?

先日も会社にかかってきた電話に出ると、いきなり「ぴぃ〜〜〜〜」という発信音。

どこかから間違ってFAXが送信された様子。しかも送信元は電話番号非通知表示。

どうすることも出来ずそのまま受話器を下ろしました。

するとさらに数十秒後、再び同じように「ぴぃ〜〜〜〜」の電話。

どうやら相手は自動送信モードにしているようだ。

結局3回繰り返してやっと終わってくれました。

しかし、もしこれが当社のFAX番号にかかってきていたら。

当然受信しますから、相手先は送信完了となるわけです。

こうした間違いFAXの場合、

当社では送信元が分かれば、その旨連絡を差し上げていますが、

すべての人、又は会社がそういった対応をして下さるとは限りません。

逆に、私自身も過去に大事な見積書を間違って他所に送ってしまい、

ちょっとしたトラブルになった苦い経験もあります。


また、FAXや郵送の場合、担当者の手に直接届くことは少なく、

社内の他の人に見られることが普通です。

同じ会社内の事ですから普通は特に問題はないのですが、

なかには見積もりや計画の段階では、公にしたくない方もお見えになるでしょう。

また、いくつもの部署がある大きな会社などでは、

宛先担当者が分からず、社内で迷子になる見積書もよくあると聞きます。

もっともこれは見積書に限らず、一般の書類、通信文についても言えることですが。


そこで、近年増えてきたのがメールでの通信です。

現在多くの会社が、社内に個々のメールアドレスを設定しており、

担当者と直接やり取りできるようにしています。

メールの利点は切手代よりもはるかに安くて速い。

写真や書類を添付できる。

まとめて同時に数箇所に送信できる。

アドレスを間違えた場合、戻ってくるなどが挙げられます。

細かい図面が必要な見積書など、

FAXではかすれたり、文字がつぶれたりして、見づらい書類。

郵送では間に合わない緊急な書類。これらはメールで配信することで解決されています。


当社のお客様でも、

販売管理で作成した見積書を、そのままPDFファイルに変換して、

メールで送信されている方が結構いらっしゃいます。

スピードと精度が重視される現代ビジネスでは、

これからも、パソコンによる通信手段がもっともっと多様化して行きます。

それに反して迷子になる見積書は減っていくことでしょう。  (了)


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マニュアルって読んでますか? 
前回このコーナーでご案内しました「バーコードとハサミは使いよう」の続編ですが、

細かい内容を取材(と言うほど大げさなものではありませんが)してみると、

バーコードに限らず、以前ご紹介した「伝票読み込みシステム」や「FAX注文書自動入力」

など(詳しくは過去ログ参照)、いろいろ便利にお使いいただいているお客様が多く、

興味深いお話がたくさん伺えました。

そこでこれらの取材内容は、改めて別のコーナーを設けて特集することになりました。

只今、新コーナーの開設を準備しておりますので、しばらくお待ちください。


というわけで、本日は別のお話です。


私はどうもマニュアルを読むのが苦手で、あの分厚い本と細かい文字列を前にすると

軽い拒絶反応を起こしてしまいます。

そこで、パソコンや各種電化製品の新しい機種を手にした場合、

とりあえず触ってみることから始めるようにしています。

基本的には、「これは何のスイッチだろう?」「ここを押すとどうなるの?」から初めて、

ひととおりのスイッチ類を触りまくり、頭ではなく目で理解する方法をとっています。

エラー表示なんか気にせず、あれこれ試してみます。

当然ビデオの留守録などは、幾度となく失敗しております。

こういう方は、他にもたくさんいらっしゃるようで・・・


私たちの会社も、販売管理等のソフトを提供している関係上、

操作マニュアル(そんなに分厚いものではありません)を発行しているのですが、

おそらく全ページに目を通してもらったお客様は、数少ないと思います。

したがって、操作に関するお問い合わせの電話はしょっちゅうです。

特に新しいシステムを導入された場合には、日に2~3回お電話いただくことも

たびたびあります。

でも、これって私たちにとっては結構有難いんです。

普段訪問しきれていないお客様と、親しく対話できるチャンスであったり、

想定外のトラブルや、システムの改善につながるヒントを得たりも出来ます。

したがってマニュアルは、メモの延長程度の使い方で充分だと思います。


そこで私の偏見に満ちた結論ですが、

マニュアルを読む前にあれこれ触ってみよう。

わからなければ、わかる人に聞いてみよう。

そして、ある程度理解できたら、そこで初めてマニュアルに目を通してみます。

斜め読み程度でも、意外と理解でき、新たな発見も出来たりします。


そういいながらも、先日またしても見たいTV番組の留守録に失敗しました。 (了)


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バーコードとハサミは使いよう (その1) 
自宅や事務所に送られてくる、宅配便やダイレクトメール。

スーパーや量販店などの商品シール。

今やバーコードは身の周りに様々な形で存在しています。

普段の生活でバーコードを目にしない日はない、といっても良いくらい

バーコードは広く使われています。

何故ここまで普及したのでしょうか?



もちろん、一番の理由は便利だからなのですが、

その他にも、小さなスペースに大きな情報量が表示できたり、

バーコードを使用することにより、情報の読み取りや、入力のミスを

確実に減らすことができ、

仕事の効率アップに大きく貢献するからでしょう。



当社でも、かなり以前からお客様に対してバーコードの導入を提案してきました。

当初はバーコードに拒絶反応をされるお客様も多く、

「うちではバーコードなんて、必要ないよ」

「難しいし、費用もかかると聞いているから」

などの声が良く聞かれました。



でも、携帯電話と共に爆発的に普及したQRコードの例でもお分かりのように、

バーコード・システムって、そんなに難しいものでも、高価なものでもないんです。

現在お使いのパソコンやソフトをご利用になれば、

意外と簡単に安くご利用いただけます。

バーコードの導入によって、ミスを確実に減少でき、

仕事のスピードアップにつながり、大幅にコスト削減ができれば、

むしろ、利益を生むシステムかもしれません。



次回は実際にバーコードをご利用いただいている、

お客様の声などを紹介していきたいと思います。  (続く)


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